Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 2. Juni 2026 (GZ: III C 3-S7359/00081/001/030) wichtige Änderungen für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren eingeführt. Für drittländische Mandanten bedeutet dies eine spürbare Erleichterung im Prozessablauf. Bisher stellten die zwingend fristgerechte Einreichung und der oftmals aufwendige Versand von Originalbelegen per Bote eine regelmäßige organisatorische Hürde dar.

Die wesentlichen Neuerungen im Überblick:

Digitale Übermittlung: Die zum Antrag gehörenden Anlagen und Rechnungen sind künftig in digitaler Form bereitzustellen.

Upload-Funktion: Der Nachweis erfolgt vorzugsweise durch das Hochladen der Belege im Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). In Ausnahmefällen ist übergangsweise die Vorlage über ein Speichermedium (z. B. USB-Stick) möglich.

Neuer Schwellenwert: Die Pflicht zum Belegnachweis greift erst, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung oder des Einfuhrbeleges 250 € übersteigt.

Ausnahme für Kleinbeträge: Kosten im Bereich der Personenbeförderung (Taxifahrten, ÖPNV) müssen nur noch auf ausdrückliches Verlangen des BZSt nachgewiesen werden.

Einzelaufstellung: Zur Erleichterung der Übersicht ist dem Antrag eine detaillierte Einzelaufstellung der Vorsteuerbeträge beizufügen.

Wichtig: Originalbelege weiterhin aufbewahren

Trotz der Umstellung auf ein digitales Verfahren müssen die Originalbelege weiterhin sorgfältig vorgehalten werden. Das BZSt behält sich das Recht vor, im Einzelfall die Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original zu verlangen. Dies gilt auch für den behördlichen Nachweis der Unternehmereigenschaft (Muster USt 1 TN). Werden Originalpapierbelege beim BZSt eingereicht, entwertet die Behörde diese im Falle einer Vergütung durch einen Stempelaufdruck oder in anderer Weise.